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差旅知识库差旅管理——保障出行的专业管家

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  • 2018 04/20
  • 文章出处:差旅知识库

上期和大家详细介绍过差旅管理如何有效优化差旅成本,重点阐述了集中采购、价格对比、提前采购、直接采购、贯彻差旅政策等方法对于节省成本的作用。本期将和大家分享差旅管理的第二个作用——保障出行。

我们先从一个案例来初步了解一下。2015年,四川雅安发生了令人痛心的突发大地震,作为差旅管理服务商的腾邦差旅集团。迅速地排查了在四川出行的客户,并安排专人致电给出行人员进行了沟通,确认各位的安全和当地状况,将得到的情况向客户的企业单位进行汇报,并对出行人员后续的行程变动做出及时安排。

由此可见,差旅管理与个人出行服务商最大的区别,在于前者更需要关注企事业单位员工出行的正常顺利和安全。差旅管理服务商将通过行前管理、出行安排、出行异常管理和出行安全管理四个方面做到保障出行。

一、行前管理

差旅管理服务商需要持续跟踪各出行目的地的政治形势和公共事件的事态,评估各目的地的出行安全状况,识别出特定时间内可能对正常出行造成阻碍的目的地,定期向客户发布,并且在客户需要前往这些目的地时提供合适的帮助和应急方案。比如,对地质灾害、政变、动乱等地区的安全预警和紧急状态下的出行指导;对奥运、广交会等大型公共事件和活动进行记录,告知客户并建议提前安排行程,防止客户在活动举办期间无法购得机票酒店。

二、出行安排

出行的安排对于保障出行也同样重要,包括了路线规划、时间安排、出行方式等方面的建议与安排。比如,中转联程的方案,选择大机场以便于航班异常时对下个行程进行灵活更改;为中转联程前后程中间留出合适的时间,并考虑不同航站楼间的接驳时间。

三、出行异常管理

出行异常管理是直接为出行人解决出行碍障,保障出行。最典型的包括航班无位时进行候补抢位,企业常会碰到紧急出行时机票售罄的情况,专业的差旅管理公司便会在航班与机场政策非异常情况下,进行售满机位申请。差旅管理服务商对重要出行人员,会有专人全程跟踪客户的出行,如航班异常与出现变更,会立即通知客户并进行后续的改签等服务。又比如一位客户因天气原因无法在合肥降落,但又需当天赶到,腾邦国际为其安排了从深圳出发到南京的航班,通过网上预订了从南京到合肥的火车,客户下机后直接去火车站取票上车,当天晚上到达合肥。此外,还有证件号码更正、航班晚点/取消处理、紧急登机协助、酒店无房处理等异常管理服务。

四、出行安全管理

出行安全管理,体现了差旅管理作为一个企业行为,需要对员工的安全进行跟踪和管理的目的。包括以下四方面: 1.差旅管理服务商需要在行程安排上尽量为客户考虑安全因素;2.跟踪客户的出行,随时为客户管理层提供出行员工的分布图;3.迅速定位受到影响的出行人,并跟进其安全的情况,向客户的安全管理人员进行汇报;4.顶级的服务商,还应做到全国/全球化的客户员工安全协助,比如道路救援、报警/医疗协助、保险事务协助等。

可见,一个专业的差旅服务商,就像是一个好的管家,是员工在外出行时可以信赖的伙伴,而不仅仅是一个机票酒店的预订供应商。选一个专业的差旅管理服务商,是业务正常开展的必要保障。

 

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